ArchiveLink-Connector: SAP-Ablage auf Azure, SharePoint und S3
ArchiveLink ist der Weg, auf dem SAP seit Jahrzehnten Dokumente ablegt — und der Grund, warum viele Häuser noch an einem Archivsystem hängen, das längst teurer ist als der Speicher darunter.
Der Content Server, den SAP erwartet — mit modernem Speicher dahinter
Aus Sicht von SAP ändert sich nichts: Der Connector meldet sich als Content Repository an und beantwortet die Aufrufe, die SAP an einen Content Server stellt — Ablegen, Lesen, Anhängen, Ändern, Löschen, Suchen und die Statusabfragen. Eingerichtet wird er in den gewohnten Transaktionen der SAP-Archivverwaltung. Die Anwendungen, die Belege ablegen, merken vom Wechsel nichts; es wird kein Programm angefasst und kein Prozess umgebaut.
Dahinter liegt aber nicht mehr eine Appliance im eigenen Keller, sondern Azure Blob Storage, SharePoint Online, AWS S3 oder STACKIT. Das ist der eigentliche Hebel: Speicher ist heute eine Handelsware mit klarer Preisliste, ein Archivsystem ist es nicht. Wer die Ablage vom Archivprodukt löst, zahlt für Speicher und nicht mehr für die Tatsache, dass jemand anders die Schnittstelle besitzt.
Für den Betrieb ist einiges bereits mitgedacht, was in der Praxis wehtut: Zugriffe können signiert geprüft werden, Lesen und Schreiben lassen sich getrennt freigeben, ein Schutzvermerk je Dokument wird durchgesetzt, und die Ablagestruktur kann auf viele Unterverzeichnisse verteilt werden, damit auch bei Archivierungsmengen kein Verzeichnis unhandlich wird. Diese Aufteilung wird beim Einrichten festgelegt und danach vom Dienst selbst gegengeprüft — eine nachträgliche Umstellung würde vorhandene Dokumente unauffindbar machen.
Aufbewahrung gilt hier genauso wie auf dem CMIS-Weg: Sperrvermerke und Fristen werden bei jeder Änderung geprüft, auch beim Löschen ganzer Teilbäume. Vertiefend zu den einzelnen Speicherzielen: blob-connector.com, sharepoint-archivelink.com und cloud-connector-online.com.
Auf einen Blick
- Meldet sich als Content Repository an SAP an
- Speicher: Azure Blob, SharePoint Online, AWS S3, STACKIT
- Keine Änderung an SAP-Anwendungen oder Prozessen
- Signierte Zugriffe, Lesen und Schreiben getrennt freigebbar
- Schutzvermerk je Dokument wird durchgesetzt
- Sperrvermerke und Aufbewahrungsfristen greifen wie im CMIS-Weg
Warum das zählt
Was ein gewachsenes Archivsystem im Bestand anrichtet.
- Wartung und Lizenz kosten unabhängig davon, ob noch etwas dazukommt
- Die Ablage hängt an einem Produkt, nicht an einem Speicher — und damit an dessen Roadmap
- Hardware am Ende ihres Lebens zwingt zu einer Entscheidung unter Zeitdruck
- Ein Speicherwechsel ohne Schnittstellenwechsel spart die Hälfte des Projekts
- Beim Rückbau eines Altsystems muss ohnehin jemand die Dokumente anfassen
Was SAP davon sieht
Aus SAP-Sicht ist es ein gewöhnliches Content Repository.
- Einrichtung in den bekannten Transaktionen der Archivverwaltung
- Ablegen, Lesen, Anhängen, Ändern, Löschen, Suchen
- Teilbereiche eines Dokuments einzeln adressierbar
- Bereichsweises Lesen großer Dateien
- Keine Anpassung an den ablegenden Anwendungen
Sicherheit im Zugriff
Was zwischen SAP und Speicher passieren darf.
- Signierte Zugriffe werden geprüft, nicht nur entgegengenommen
- Nur freigegebene Zertifikate werden anerkannt
- Unsignierte Zugriffe standardmäßig abgelehnt — Lesen und Schreiben getrennt schaltbar
- Ein neu hinterlegtes Zertifikat wird erst nach Freigabe durch einen Administrator gültig
- Ein Schutzvermerk am Dokument gilt vor allen allgemeinen Freigaben
Ablagestruktur bei großen Mengen
Der Punkt, an dem naive Lösungen kippen.
- Ein flaches Wurzelverzeichnis wird bei Archivierungsmengen zum Bremsklotz
- Wahlweise Verteilung über mehrere Verzeichnisebenen
- Kein Verzeichnis wächst über eine handhabbare Anzahl von Einträgen hinaus
- Die Struktur wird beim Einrichten festgelegt und danach selbst gegengeprüft
- Eine nachträgliche Umstellung wird bewusst verweigert statt still ausgeführt
ArchiveLink und CMIS auf einem Bestand
Zwei Protokolle, ein Datenbestand.
- Dokumente werden über ihren Pfad adressiert, nicht über eine Zuordnungstabelle
- Damit ist auch sichtbar, was auf dem anderen Weg abgelegt wurde
- Jedes Protokoll lässt sich einzeln abschalten
- Ein abgeschaltetes Protokoll ist nicht erreichbar, nicht nur gesperrt
- Mehr zum CMIS-Weg
Der Weg dorthin
Wie eine Umstellung praktisch abläuft.
- Bestandsaufnahme: welche Repositories, welche Dokumentarten, welche Mengen
- Zielbild und Speicherentscheidung, inklusive Region und Verschlüsselung
- Parallelbetrieb: neue Ablagen ins neue Ziel, Altbestand bleibt zunächst
- Migration des Altbestands mit Protokoll und Abgleich
- Abschaltung des Altsystems erst nach der Gegenprobe
Häufige Fragen
Müssen unsere SAP-Anwendungen angepasst werden?
Nein. Der Connector tritt gegenüber SAP als Content Repository auf und wird in den gewohnten Transaktionen der Archivverwaltung eingerichtet. Die Programme, die Belege ablegen oder anzeigen, sprechen weiterhin ArchiveLink und merken nicht, was dahinter liegt.
Welche Speicherziele sind möglich?
Azure Blob Storage, SharePoint Online, AWS S3 beziehungsweise S3-kompatible Speicher und STACKIT. Die Entscheidung ist eine Konfigurationsfrage; mehrere Repositories in einem Prozess können auf unterschiedliche Ziele zeigen, etwa Bestandsdaten auf das eine und Neuablagen auf das andere.
Was passiert mit dem vorhandenen Archivbestand?
Der zieht mit um — als eigener, protokollierter Schritt. Üblich ist ein Parallelbetrieb: Neuablagen gehen sofort ins neue Ziel, der Altbestand folgt in Wellen, und erst nach dem Abgleich wird das Altsystem abgeschaltet. Für die Migration setzen wir ein eigenes Werkzeug ein, das die Zuordnung alter und neuer Kennungen protokolliert.
Können wir ArchiveLink und CMIS gleichzeitig nutzen?
Ja. Beide Wege arbeiten auf demselben Datenbestand, weil Dokumente über ihren Ablagepfad adressiert werden und nicht über eine separate Zuordnungstabelle. Ein Dokument, das über den einen Weg abgelegt wurde, ist damit auch über den anderen sichtbar. Wer nur einen Weg braucht, schaltet den anderen ab — er ist dann nicht erreichbar, nicht nur gesperrt.
Wie sicher ist der Zugriff?
Zugriffe können signiert erfolgen, und die Signaturen werden tatsächlich geprüft — mit einer Freigabeliste für die anerkannten Zertifikate. Unsignierte Zugriffe sind standardmäßig abgelehnt, wobei sich Lesen und Schreiben getrennt freigeben lassen. Ein Schutzvermerk am einzelnen Dokument sticht dabei jede allgemeine Freigabe.
Ist das für die Aufbewahrungsanforderungen ausgelegt?
Sperrvermerke und Aufbewahrungsfristen werden bei jeder Änderung geprüft, auch beim Löschen ganzer Teilbäume. Wichtig ist die ehrliche Grenze: Geschützt ist, was durch den Connector geht. Wer direkten Zugriff auf den Speicher hat, umgeht ihn — deshalb kombinieren wir das bei Bedarf mit den Sperrfunktionen des Speichers selbst. Die Verfahrensdokumentation bleibt Ihre Aufgabe; wir liefern die technischen Grundlagen dafür.
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