Gmail-Add-on: E-Mails nach SAP ablegen
Nicht jedes Haus arbeitet mit Outlook. Am Problem ändert das nichts: Auch in Google Workspace liegt die Vorgangskorrespondenz in Postfächern statt am Geschäftsobjekt.
Dieselbe Ablage, eine andere Oberfläche
Die Gmail-Fassung des CaRD Mail Add-In erscheint als Seitenleiste in Gmail. Der Anwender öffnet eine Nachricht, wählt das SAP-Objekt und legt ab — die Nachricht samt Anlagen landet am Business-Objekt und ist dort für alle sichtbar, die es in SAP aufrufen. Im Browser genauso wie in der Gmail-App auf dem Mobilgerät.
Wichtig für die Entscheidung: Dahinter steht derselbe Dienst wie bei der Outlook-Variante. Die Ablage in SAP läuft über denselben freigegebenen SAP-Standardservice, dieselben Profile bestimmen die zulässigen Objektarten, und dieselbe Konfiguration gilt für beide Frontends. Ein Haus, das beide Welten betreibt, braucht also keine zweite SAP-Anbindung und keine zweite Betriebsmannschaft — sondern einen Dienst und zwei Oberflächen.
Die Unterschiede liegen dort, wo die Plattformen sich unterscheiden: Google gibt für Add-ons eine eigene Kartendarstellung vor, die weniger Gestaltungsspielraum lässt als eine freie Oberfläche. Das Ergebnis ist bewusst reduziert — Objekt wählen, Vorschau prüfen, ablegen. Für den Alltag ist das eher Vorteil als Einschränkung.
Die Bereitstellung erfolgt im Google-Workspace-Konto Ihres Hauses, sodass die Freigabe und die Zuweisung an Benutzer bei Ihnen bleiben. Auch die Zugangsdaten zum SAP-System liegen im Dienst, den Sie betreiben — nicht im Browser des Anwenders. Vertiefend: scannen-und-archivieren.de.
Auf einen Blick
- Seitenleiste in Gmail, im Browser und auf dem Mobilgerät
- Nachricht samt Anlagen am SAP-Business-Objekt ablegen
- Derselbe Dienst und dieselbe SAP-Anbindung wie die Outlook-Fassung
- Ablage über einen freigegebenen SAP-Standardservice
- Bereitstellung im eigenen Google-Workspace-Konto
- SAP-Zugangsdaten bleiben im selbst betriebenen Dienst
Warum das zählt
Die Ablageschwäche hängt nicht am Mailprogramm.
- Vorgangskorrespondenz im Postfach geht mit dem Postfach verloren
- Wer eine Absprache sucht, fragt Kollegen statt das System
- Weitergeleitete Nachrichten erzeugen Kopien ohne Aufräumpflicht
- Ein Postfach ist bei einer Prüfung kein Nachweis
- Zwei Mailwelten dürfen nicht zwei SAP-Anbindungen bedeuten
Was der Anwender tut
Drei Schritte, keine Schulung.
- Nachricht öffnen, Seitenleiste aufklappen
- Objekt wählen oder aus dem Vorschlag übernehmen
- Ablegen — mit oder ohne Anlagen
- Rückmeldung mit der erzeugten SAP-Kennung
- Fertig; die Nachricht bleibt im Postfach, wo sie ist
Ein Dienst für beide Welten
Der eigentliche Grund, warum sich das rechnet.
- Gemeinsamer Dienst für Gmail und Outlook
- Eine SAP-Anbindung, eine Konfiguration, ein Betrieb
- Profile bestimmen die zulässigen Objektarten für beide
- Änderungen wirken auf beiden Oberflächen
- Auch die Ablage aus dem Windows-Explorer nutzt denselben Dienst
Betrieb und Zuständigkeiten
Wer was in der Hand behält.
- Bereitstellung im eigenen Google-Workspace-Konto
- Freigabe und Benutzerzuweisung bleiben bei Ihnen
- Der Dienst läuft in Ihrem Rechenzentrum oder Ihrer Cloud
- SAP-Zugangsdaten liegen im Dienst, nicht beim Anwender
- Wir richten ein und übergeben an Ihren Betrieb
Grenzen
Was diese Variante nicht leistet.
- Voraussetzung ist Google Workspace
- Private Gmail-Konten sind kein Ziel der Lösung
- Die Kartendarstellung von Google gibt die Gestaltung vor
- Für Outlook gibt es die eigene Fassung — nicht dieselbe Datei
- Für Dateien aus einer Bibliothek: SharePoint-Add-in
Einführung
Was zu tun ist, bis der Knopf da ist.
- SAP-seitig: Service-Aktivierung und Berechtigungen
- Dienst aufsetzen und mit Ihrem SAP-System verbinden
- Profile für die relevanten Objektarten festlegen
- Add-on im eigenen Workspace-Konto bereitstellen und zuweisen
- Kurze Einweisung — die Bedienung besteht aus drei Schritten
Häufige Fragen
Ist das eine eigene Lösung oder dieselbe wie für Outlook?
Die Oberfläche ist eine eigene, weil Google eine eigene Add-on-Technik vorgibt. Der Dienst dahinter ist derselbe: dieselbe SAP-Anbindung, dieselben Profile, dieselbe Konfiguration. Für den Betrieb heißt das eine Anbindung statt zwei — der wesentliche Unterschied zu zwei getrennt beschafften Werkzeugen.
Funktioniert es auch auf dem Handy?
Ja, in der Gmail-App auf Mobilgeräten ebenso wie im Browser. Die Add-on-Technik von Google stellt dieselbe Karte auf beiden Wegen dar, sodass eine unterwegs eingegangene Auftragsbestätigung sofort am richtigen Objekt landen kann.
Muss in SAP entwickelt werden?
Nein. Die Ablage nutzt einen freigegebenen SAP-Standardservice — keine Modifikation, kein eigenes Programm im Kernsystem. Einzurichten sind Service-Aktivierung beziehungsweise Kommunikationsszenario und die Berechtigungen.
Wer stellt das Add-on bereit?
Sie selbst, im Google-Workspace-Konto Ihres Hauses. Damit bleiben Freigabe und Benutzerzuweisung in Ihrer Hand, und es entsteht keine Abhängigkeit von einer Veröffentlichung durch Dritte. Wir liefern das Paket und die Anleitung und begleiten die Einrichtung.
Was ist mit privaten Gmail-Konten?
Die sind nicht das Ziel der Lösung. Die Ablage in SAP setzt eine verwaltete Umgebung voraus — sowohl wegen der Bereitstellung und Zuweisung als auch, weil geschäftliche Korrespondenz in ein verwaltetes Konto gehört.
Können wir Outlook und Gmail parallel betreiben?
Ja, und genau dafür ist der gemeinsame Dienst gedacht. Beide Oberflächen sprechen mit demselben Dienst und legen am selben Ort ab. Für Ihre Anwender sieht es nach zwei Werkzeugen aus, für Ihren Betrieb ist es eines.
Passt das zu Ihrem Vorhaben?
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