Outlook-Add-in: E-Mails nach SAP ablegen
Die geschäftsrelevante Korrespondenz zu einem Vorgang liegt in einem Postfach — also genau dort, wo sie beim nächsten Personalwechsel verschwindet.
Ein Knopf in Outlook, ein Dokument am SAP-Objekt
Das CaRD Mail Add-In setzt einen Knopf in Outlook. Der Anwender öffnet eine E-Mail, wählt das SAP-Objekt — Bestellung, Kundenauftrag, Lieferant, Kunde, Dokumenteninfosatz — und legt ab. Die Mail wandert mitsamt ihren Anlagen an das Objekt und ist dort für jeden sichtbar, der das Objekt in SAP aufruft. Kein Zwischenspeichern, kein Netzlaufwerk, kein Weiterleiten an einen Sammelverteiler.
Technisch ist es ein Web-Add-in: Es wird zentral bereitgestellt und erscheint dann in allen Outlook-Varianten desselben Postfachs — im Browser, im neuen Outlook für Windows und auf dem Mobilgerät. Am Arbeitsplatz ist nichts zu installieren, und ein Update erreicht alle Anwender gleichzeitig, ohne dass jemand eine Verteilung anstoßen muss.
Die Ablage nach SAP läuft über einen freigegebenen SAP-Standardservice — keine Modifikation, kein eigenes Programm im Kernsystem. Zwischen Outlook und SAP steht ein eigener Dienst, der die Zugangsdaten hält, die Zuordnung auflöst und die Ablage ausführt. Er lässt sich im eigenen Rechenzentrum oder in Ihrer Cloud betreiben; die Zugangsdaten zum SAP-System liegen dort und nicht im Browser des Anwenders.
Eine Einschränkung nennen wir offen, weil sie die Machbarkeit entscheidet: Das Add-in setzt Exchange Online oder Outlook.com voraus. Lokal betriebene Exchange-Server und Postfächer, die über IMAP oder POP eingebunden sind, unterstützen die dafür nötigen Schnittstellen nicht — das ist eine Grenze der Plattform, nicht unserer Umsetzung. Wer dort steht, ist mit der klassischen Office-Integration besser bedient.
Auf einen Blick
- E-Mail samt Anlagen mit einem Knopf am SAP-Objekt ablegen
- Browser, neues Outlook für Windows und Mobilgerät
- Keine Installation am Arbeitsplatz, zentrale Bereitstellung
- Ablage über einen freigegebenen SAP-Standardservice
- Zugangsdaten liegen im eigenen Dienst, nicht im Browser
- Voraussetzung: Exchange Online oder Outlook.com
Warum das zählt
Was ein Postfach als Ablageort anrichtet.
- Beim Personalwechsel verschwindet die Vorgangshistorie mit dem Postfach
- Wer eine Absprache sucht, fragt Kollegen statt das System
- Weitergeleitete Mails erzeugen Kopien, die niemand mehr aufräumt
- Bei einer Prüfung ist ein Postfach kein Nachweis
- Wichtige Anlagen liegen in Postfächern, obwohl es ein Archiv gibt
Was abgelegt wird
Die Mail als Vorgang, nicht als Textschnipsel.
- Die vollständige Nachricht einschließlich ihrer Anlagen
- Wahlweise nur ausgewählte Anlagen
- Betreff, Absender und Datum als Kennzeichnung
- Verknüpfung mit dem gewählten SAP-Objekt
- Sichtbar für alle, die das Objekt in SAP aufrufen
Das richtige Objekt finden
Der Teil, der über die Akzeptanz entscheidet.
- Vorschläge aus dem Inhalt der Mail
- Suche über die üblichen Geschäftsobjekte
- Profile legen fest, welche Objektarten überhaupt angeboten werden
- Zuordnung bleibt bestätigungspflichtig
- Mehrere SAP-Systeme über getrennte Profile
Betrieb und Sicherheit
Wo was liegt.
- Eigener Dienst zwischen Outlook und SAP
- Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder in Ihrer Cloud
- SAP-Zugangsdaten liegen im Dienst, nicht beim Anwender
- Anmeldung über Ihren Verzeichnisdienst, Zuweisung dort gesteuert
- Registrierung im eigenen Mandanten — wir werden nicht zum Mittelsmann
Grenzen der Plattform
Ehrlich vorab, statt nach dem Kauf.
- Exchange Online und Outlook.com werden unterstützt
- Lokal betriebene Exchange-Server nicht — die nötigen Schnittstellen fehlen dort
- Postfächer über IMAP oder POP unterstützen keine Outlook-Add-ins
- Sehr alte Outlook-Versionen scheiden aus
- Für diese Fälle: Office-Integration
Verwandte Wege
Derselbe Gedanke an anderen Stellen.
- Gmail-Variante für Google Workspace
- SharePoint-Add-in für Dateien aus einer Bibliothek
- Ablage aus dem Windows-Explorer heraus
- Alle Wege legen am selben Ort ab
- Vertiefend: scannen-und-archivieren.de
Häufige Fragen
Läuft das Add-in mit unserem lokalen Exchange-Server?
Nein. Outlook-Add-ins verhandeln ihren Funktionsumfang zwischen Client und Server, und lokal betriebene Exchange-Server bleiben unterhalb der Stufe, die für das vollständige Auslesen einer Nachricht nötig ist. Auch Postfächer, die über IMAP oder POP eingebunden sind, unterstützen keine Outlook-Add-ins. Voraussetzung sind Exchange Online oder Outlook.com. Für lokale Umgebungen bleibt die klassische Office-Integration der richtige Weg.
Muss an den Arbeitsplätzen etwas installiert werden?
Nein. Das Add-in wird zentral bereitgestellt und erscheint danach in allen Outlook-Varianten desselben Postfachs — im Browser, im neuen Outlook für Windows und auf dem Mobilgerät. Aktualisierungen erreichen alle Anwender gleichzeitig; eine Softwareverteilung ist nicht nötig.
Muss in SAP entwickelt werden?
Nein. Die Ablage nutzt einen freigegebenen SAP-Standardservice. Einzurichten sind das Kommunikationsszenario beziehungsweise die Service-Aktivierung und die Berechtigungen. Ein Z-Programm im Kernsystem ist nicht erforderlich.
Wo liegen die SAP-Zugangsdaten?
In dem Dienst, der zwischen Outlook und SAP steht — nicht im Browser und nicht im Add-in. Diesen Dienst betreiben Sie selbst, im eigenen Rechenzentrum oder in Ihrer Cloud. Auch die Anwendungsregistrierung im Verzeichnisdienst gehört in Ihren eigenen Mandanten, damit wir nicht zum Mittelsmann für Ihre Daten werden.
Werden Anlagen mit abgelegt?
Ja. Standardmäßig wandert die vollständige Nachricht einschließlich ihrer Anlagen an das SAP-Objekt. Wo nur ein einzelnes Dokument gebraucht wird — etwa die Auftragsbestätigung aus einer längeren Konversation — lassen sich auch einzelne Anlagen ablegen.
Gibt es das auch für Gmail?
Ja, als eigene Variante für Google Workspace mit demselben Dienst dahinter. Die Bedienung folgt den Gestaltungsregeln von Google, die Ablage in SAP ist identisch. Siehe Gmail-Add-in.
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