E-Rechnung mit SAP: XRechnung und ZUGFeRD
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung ist keine Formatfrage, sondern eine Prozessfrage. Wer sie nur als Dateiformat behandelt, hat am Ende ein PDF mit XML darin — und trotzdem denselben manuellen Aufwand wie vorher.
Drei Aufgaben, die auseinandergehalten gehören
Im inländischen B2B-Geschäft muss jedes Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen: Papier und einfache PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers noch für eine begrenzte Zeit zulässig, für kleinere Aussteller etwas länger als für große. Danach gilt die Pflicht für alle. Die Fristen stehen im Umsatzsteuergesetz — die steuerliche Bewertung Ihres Einzelfalls gehört zu Ihrem Steuerberater, die technische und prozessuale Umsetzung zu uns.
In der Praxis zerfällt das Thema in drei Aufgaben, die selten dieselbe Antwort haben: Rechnungen erzeugen und versenden, erzeugte oder empfangene Rechnungen prüfen, und eingehende Rechnungen so verarbeiten, dass die strukturierten Daten auch wirklich genutzt werden. Für jede dieser Aufgaben gibt es einen eigenen Weg — und für jede eine eigene Seite hier.
Was oft durcheinandergeht: XRechnung ist eine reine XML-Rechnung, sie wird nicht angesehen, sondern gelesen. ZUGFeRD ist ein Hybrid — ein für Menschen lesbares PDF im Langzeitformat PDF/A-3, in das dieselben strukturierten Daten als XML eingebettet sind. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, beide sind damit E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes. ZUGFeRD und das französische Factur-X sind dasselbe Format unter zwei Namen; ein Beleg im Profil EN 16931 ist zugleich ein gültiger Factur-X-Beleg.
Unser Ausgangspunkt ist SAP: Wir kommen aus der SAP-Beratung, nicht aus dem E-Rechnungs-Portalgeschäft. Deshalb reden wir zuerst über Ihre Belegarten, Ihre Formulare, Ihren Freigabeprozess und Ihre Aufbewahrung — und erst danach über Dateiformate. Den technischen Tiefgang zu SAP-Formularen finden Sie zusätzlich auf formular-tools.de.
Auf einen Blick
- XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF/A-3 mit XML) im Griff
- Ausgang: E-Rechnung aus bestehenden SAP-Formularen
- Prüfung: lokal im Haus, ohne Upload zu einem Onlinedienst
- Eingang: XML auslesen, gegen SAP prüfen, vorerfassen
- On premise nutzbar — auch auf älteren SAP-Ständen
- Einordnung statt Produktverkauf: erst der Prozess, dann das Werkzeug
Warum das zählt
Was passiert, wenn man das Thema aussitzt.
- Eine formal fehlerhafte Rechnung wird zurückgewiesen — die Zahlungsfrist läuft trotzdem
- Beanstandungen des Empfängers kommen erst Wochen später und treffen dann einen ganzen Rechnungslauf
- Wer E-Rechnungen nur empfängt und ausdruckt, hat die Pflicht erfüllt und den Nutzen verschenkt
- Der Vorsteuerabzug hängt an einer ordnungsgemäßen Rechnung — im richtigen Format, richtig aufbewahrt
- Späte Umstellungen treffen den Rechnungslauf im laufenden Betrieb, nicht in der Projektruhe
E-Rechnung erzeugen
Der Ausgang: aus dem SAP-Formular wird eine normkonforme E-Rechnung.
- Bestehende Formulare weiternutzen statt Layout neu bauen
- XRechnung als XML oder ZUGFeRD als PDF/A-3
- Auch auf älteren SAP-Ständen und ohne Cloud-Dienst
- Versand per E-Mail oder Export in ein Verzeichnis
- Zur Seite: E-Rechnung erzeugen
E-Rechnung prüfen
Die Kontrolle: geprüft statt gehofft — und ohne Ihre Rechnungen hochzuladen.
- PDF/A-Container und Rechnungs-XML in einem Durchgang
- Regeln der EN 16931 und die deutschen XRechnung-Vorgaben
- Aus Outlook, aus dem Explorer oder im Stapel
- Bericht im Browser, eine Karte je geprüfter Datei
- Zur Seite: ZUGFeRD Validator
Rechnungseingang verarbeiten
Der Eingang: die strukturierten Daten wirklich nutzen.
- Werte aus dem XML lesen statt aus dem Bild raten
- Bestellbezug und Lieferant live gegen SAP prüfen
- Als geparkte Lieferantenrechnung vorerfassen
- Freigabe und Buchung bleiben im SAP-Standard
- Zur Seite: Rechnungseingang
XRechnung oder ZUGFeRD?
Die Frage, die am Anfang steht — und die der Empfänger beantwortet.
- Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung, oft mit Leitweg-ID
- Im B2B ist ZUGFeRD bequemer: der Empfänger sieht ein normales PDF
- Beide erfüllen EN 16931 — es ist keine Frage von richtig oder falsch
- ZUGFeRD und Factur-X sind dasselbe Format, das erspart einen zweiten Weg nach Frankreich
- Sinnvoll ist meist, beides erzeugen zu können und je Empfänger zu entscheiden
Und die Aufbewahrung?
Der Teil, an den bei der Umstellung zuletzt gedacht wird.
- Aufzubewahren ist die Rechnung so, wie sie entstanden oder eingegangen ist
- Bei XRechnung ist das XML das Original, bei ZUGFeRD das PDF/A-3 mit seinen eingebetteten Daten
- Ein daraus erzeugter Ausdruck oder Scan ersetzt das Original nicht
- Für die Anforderungen der GoBD ausgelegte Ablage — die Verfahrensdokumentation bleibt bei Ihnen
- Mehr dazu auf Revisionssichere Archivierung
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Rechnung ohne Sichtkomponente — sie wird maschinell gelesen. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein für Menschen lesbares PDF im Langzeitformat PDF/A-3, in das dieselben strukturierten Daten als XML eingebettet sind. Beide setzen die europäische Norm EN 16931 um und gelten damit als E-Rechnung. Welches Format Sie brauchen, entscheidet der Empfänger: öffentliche Auftraggeber verlangen meist XRechnung, im B2B ist ZUGFeRD verbreiteter.
Ist ein PDF per E-Mail schon eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne strukturierte Daten gilt als sonstige Rechnung, nicht als elektronische Rechnung im Sinne der Norm. Erst wenn die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format nach EN 16931 mitgeliefert werden — als XRechnung oder eingebettet in ein ZUGFeRD-PDF — ist es eine E-Rechnung.
Sind ZUGFeRD und Factur-X dasselbe?
Ja. Die deutsche und die französische Initiative pflegen dasselbe Format gemeinsam; die eingebettete XML-Datei ist identisch aufgebaut. Ein ZUGFeRD-Beleg im Profil EN 16931 ist zugleich ein gültiger Factur-X-Beleg. Das ist praktisch, wenn französische Empfänger im Spiel sind — es erspart eine zweite Erzeugungsstrecke.
Brauchen wir dafür einen Cloud-Dienst?
Nicht zwingend. Erzeugung, Prüfung und Eingangsverarbeitung lassen sich vollständig im eigenen Rechenzentrum betreiben. Das ist für viele Häuser das entscheidende Kriterium: Rechnungen enthalten Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten und sollen das Haus nicht verlassen, nur um in ein Format überführt oder geprüft zu werden.
Geht das auch ohne Release-Wechsel in SAP?
In den meisten Fällen ja. Die von uns eingesetzten Wege setzen auf vorhandenen Formularen und freigegebenen Schnittstellen auf und laufen auch auf älteren SAP-Ständen. Ob das für Ihre Landschaft trägt, klären wir vorab — dafür genügt ein Blick auf Ihre Belegarten, Ihre Formulare und Ihren Versandweg.
Womit fängt man sinnvollerweise an?
Mit dem Eingang. Die Empfangsfähigkeit ist bereits Pflicht, und die eingehenden Rechnungen liefern gleichzeitig das beste Anschauungsmaterial dafür, was Ihre eigenen Ausgangsrechnungen später erfüllen müssen. Der Ausgang folgt danach — mit einem Probelauf gegen einen Validator, bevor die erste Rechnung an einen Kunden geht.
Passt das zu Ihrem Vorhaben?
Sprechen Sie direkt mit unseren Beratern – ohne Umwege.