E-Rechnungen prüfen: CaRD ZUGFeRD Validator
Ob eine E-Rechnung in Ordnung ist, erfahren die meisten Häuser vom Empfänger — Wochen später, wenn die Zahlung ausbleibt. Das ist vermeidbar, und zwar ohne eine einzige Rechnung ins Internet zu laden.
Zwei Prüfungen, die gern verwechselt werden
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen, und beide können unabhängig voneinander kaputt sein. Der eine ist der Container: ein PDF im Langzeitformat PDF/A-3 mit korrekt eingebetteter Anlage. Der andere ist die Rechnung selbst — die strukturierten Daten, die den Regeln der europäischen Norm EN 16931 und, in Deutschland, den zusätzlichen XRechnung-Vorgaben genügen müssen. Ein Beleg kann fachlich einwandfrei sein und trotzdem am Container scheitern, und umgekehrt.
Genau deshalb reicht ein einzelner Prüfblick nicht: Werkzeuge für die Rechnungsdaten sehen den PDF-Container nicht an, PDF/A-Prüfer verstehen die Rechnung nicht. Der CaRD ZUGFeRD Validator führt beides in einem Durchgang aus und liefert ein Ergebnis, das man jemandem vorlegen kann — mit den konkreten Regelverstößen im Klartext, nicht mit einem roten Punkt.
Der zweite Punkt ist der Ort der Prüfung. Rechnungen enthalten Geschäftsgeheimnisse, Konditionen und personenbezogene Daten. Sie zu einem Onlinedienst hochzuladen, nur um zu erfahren, ob ein Pflichtfeld fehlt, ist für viele Häuser keine Option — und muss es auch nicht sein: Der Validator läuft auf Ihrem Rechner oder Ihrem Server. Es gibt keinen Upload, keine Anmeldung und kein Konto.
Praktisch nutzbar ist er von dort, wo Rechnungen tatsächlich ankommen und entstehen: als Prüfung der Anlagen einer geöffneten E-Mail, über „Senden an" im Windows-Explorer, per Ziehen und Ablegen — oder automatisiert im Stapel hinter einem Rechnungslauf. Das Ergebnis ist ein Bericht im Browser mit einer Karte je geprüfter Datei.
Auf einen Blick
- PDF/A-Container und Rechnungs-XML in einem Durchgang
- Regeln der EN 16931 und die deutschen XRechnung-Vorgaben
- Läuft lokal — kein Upload, kein Konto, kein Onlinedienst
- Aus Outlook, aus dem Explorer, per Ziehen und Ablegen oder im Stapel
- Bericht im Browser: eine Karte je Datei, Verstöße im Klartext
- Auswertbares Ergebnis für die Einbindung in einen Ausgabelauf
Warum das zählt
Was ohne Prüfung passiert — und wann es auffällt.
- Der Empfänger weist zurück, die Zahlungsfrist läuft trotzdem
- Beanstandungen kommen Wochen später und betreffen dann viele Belege
- Ein Formatfehler im Ausgabelauf vervielfältigt sich mit jedem Rechnungsdruck
- Im Eingang bleibt sonst offen, ob der Fehler beim Lieferanten oder bei uns liegt
- Onlinedienste lösen das Problem — und legen dafür Ihre Rechnungen bei Dritten ab
Was geprüft wird
Beide Ebenen, in einem Lauf.
- PDF/A-Konformität des Containers nach dem etablierten offenen Prüfregelwerk
- Korrekt eingebettete Rechnungsdatei im PDF
- Rechnungsdaten gegen die Geschäftsregeln der EN 16931
- Deutsche Zusatzregeln der XRechnung (Schematron der KoSIT)
- Auch reine XML-Rechnungen ohne PDF
Drei Wege in den Alltag
Prüfen dort, wo die Rechnung ohnehin liegt.
- Aus Outlook heraus: Anlagen der geöffneten Mail direkt prüfen
- Im Windows-Explorer über „Senden an"
- Ziehen und Ablegen oder Aufruf über die Kommandozeile
- Ganze Verzeichnisse im Stapel
- Rückgabewert für die Automatisierung: gültig, beanstandet oder abgebrochen
Der Bericht
Ein Ergebnis, mit dem jemand arbeiten kann.
- HTML-Bericht im Browser, eine Karte je geprüfter Datei
- Verstöße im Klartext statt Fehlernummern
- Container- und Rechnungsprüfung getrennt ausgewiesen
- Weiterleitbar an Lieferant, Kunde oder die eigene Fachabteilung
- Alte Berichte werden nach einer einstellbaren Frist aufgeräumt
Betrieb
Bewusst anspruchslos gehalten.
- Ein Ordner, alle Pfade relativ — umziehen heißt kopieren
- Die benötigte Laufzeitumgebung liegt bei
- Einstellungen in einer einfachen Textdatei
- Keine Datenbank, kein Dienst, keine Cloud
- Einrichtung und Anbindung an Outlook und Explorer übernehmen wir
Wo er im Prozess sitzt
Zwei Einsatzpunkte, zwei verschiedene Fragen.
- Im Ausgang vor dem Versand: Stimmt, was wir herausschicken?
- Im Eingang bei Streitfällen: Liegt es am Lieferanten oder an uns?
- Bei der Einführung: alle Belegarten einmal durchprüfen
- Im Betrieb: Stichproben je Rechnungslauf, automatisiert
- Passend dazu: E-Rechnung erzeugen und Rechnungseingang
Häufige Fragen
Werden unsere Rechnungen irgendwohin hochgeladen?
Nein. Die Prüfung läuft vollständig auf Ihrem Rechner oder Ihrem Server. Es gibt keinen Upload, keine Anmeldung und kein Benutzerkonto. Das ist der Hauptgrund, aus dem das Werkzeug entstanden ist: Die öffentlichen Validatoren im Netz sind fachlich gut, verlangen aber, dass eine Rechnung mit Konditionen und personenbezogenen Daten das Haus verlässt.
Was genau wird geprüft?
Zwei Ebenen in einem Durchgang. Erstens der PDF/A-Container: Ist das PDF wirklich PDF/A, und ist die Rechnungsdatei korrekt eingebettet? Zweitens die Rechnung selbst gegen die Geschäftsregeln der europäischen Norm EN 16931 und die deutschen Zusatzregeln der XRechnung. Reine XML-Rechnungen ohne PDF werden ebenfalls geprüft.
Reicht nicht ein PDF/A-Prüfer?
Nein — der sieht nur den Container. Eine Rechnung kann ein tadelloses PDF/A-3 sein und trotzdem Pflichtangaben vermissen lassen, die die Norm verlangt. Umgekehrt kann die Rechnung fachlich stimmen, während das PDF die Konformität verfehlt, etwa wegen einer nicht eingebetteten Schrift. Beide Fehlerbilder führen beim Empfänger zur Rückweisung.
Kann man die Prüfung automatisieren?
Ja. Der Validator arbeitet auf ganzen Verzeichnissen und lässt sich per Kommandozeile aufrufen; das Ergebnis kommt als auswertbarer Rückgabewert zurück — gültig, beanstandet oder abgebrochen. Damit lässt er sich hinter einen Rechnungslauf hängen, sodass Beanstandungen auffallen, bevor die Belege das Haus verlassen.
Läuft das auch für eingehende Rechnungen?
Ja, und dort ist er oft am nützlichsten. Wenn eine Lieferantenrechnung in der Verarbeitung hängen bleibt, beantwortet die Prüfung die entscheidende Frage: Liegt es an unserer Verarbeitung oder ist die Rechnung selbst fehlerhaft? Mit dem Bericht in der Hand lässt sich das mit dem Lieferanten klären, statt es zu vermuten.
Wie bekommen wir den Validator?
Über uns. Wir stellen ihn bereit, richten ihn ein und binden ihn an Outlook und den Windows-Explorer an, damit er von den Arbeitsplätzen aus ohne Umweg erreichbar ist. Sprechen Sie uns an — im Gespräch klären wir gleich mit, an welchen Stellen Ihres Prozesses eine Prüfung wirklich etwas bringt.
Passt das zu Ihrem Vorhaben?
Sprechen Sie direkt mit unseren Beratern – ohne Umwege.