CaRD Workspace für CMIS
Ein Connector ist eine Schnittstelle — davor sitzt aber ein Mensch, der ein Dokument sucht. Genau diese Lücke schließt der Workspace: eine Oberfläche für die Ablage, ohne dafür SAP öffnen zu müssen.
Die Ablage bekommt ein Gesicht
Der CaRD Workspace für CMIS ist eine Weboberfläche, die auf dem CMIS-Connector aufsetzt. Anwender navigieren durch die Ablage, suchen nach Metadaten, sehen die Eigenschaften eines Dokuments, laden herunter, laden hoch und ziehen ganze Trefferlisten als Archivdatei. Alles läuft im Browser, ohne Installation am Arbeitsplatz.
Der eigentliche Nutzen entsteht bei den Leuten, die keinen SAP-Zugang haben: Poststelle, Werkstatt, Empfang, externe Prüfer, die Kollegin in der Fachabteilung, die einmal im Quartal einen Beleg braucht. Sie bekommen Zugriff auf genau den Ausschnitt, der für sie vorgesehen ist — ohne dass jemand Dokumente per Mail weiterreicht.
Rechte sind dabei fein geschnitten, und zwar bewusst: Lesen, Anlegen, Ändern, Löschen und Verwalten sind fünf getrennte Berechtigungen. Der wichtigste Fall in einem Archiv ist „hinzufügen ja, ändern nein" — das lässt sich mit zwei Rechten nicht abbilden. Angemeldet wird über Entra ID mit Zuweisung im Verzeichnisdienst oder über eine lokale Benutzerverwaltung, wenn kein Verzeichnisdienst zur Verfügung steht.
Sichtbar ist auch der Schutz: Ein Dokument, das SAP verwaltet, einen Sperrvermerk trägt oder einer Aufbewahrungsfrist unterliegt, wird als geschützt angezeigt, und die entsprechenden Schaltflächen fehlen — nicht ausgegraut, sondern gar nicht erst da. Die Oberfläche ist in sechs Sprachen verfügbar, mit Umschalter je Arbeitsplatz.
Auf einen Blick
- Weboberfläche auf dem CMIS-Connector, keine Installation am Arbeitsplatz
- Suchen, ansehen, hochladen, herunterladen — auch ohne SAP-Zugang
- Fünf getrennte Rechte: Lesen, Anlegen, Ändern, Löschen, Verwalten
- Anmeldung über Entra ID oder lokale Benutzerverwaltung
- Optionale Volltextsuche über den Dokumentinhalt
- Massendownload einer Trefferliste als Archivdatei
Warum das zählt
Was passiert, wenn nur SAP an die Dokumente kommt.
- Jede Auskunft läuft über jemanden mit SAP-Zugang — und dessen Kalender
- Dokumente werden per Mail weitergereicht und liegen danach überall
- Externe Prüfer bekommen entweder zu viel oder gar nichts
- Eine SAP-Lizenz nur zum Nachschlagen zu vergeben, ist selten die günstigste Lösung
- Wer nicht suchen kann, legt sicherheitshalber ein zweites Mal ab
Suchen und finden
Vom Feldwert bis zum Wort im Dokument.
- Frei konfigurierbare Suchfelder je Installation
- Erweiterte Suche mit mehreren Kriterien und Ordnereingrenzung
- Optionale Volltextsuche über den Dokumentinhalt, mit Textausschnitt im Treffer
- Textgewinnung in Stufen — vom eingebetteten Text bis zur Texterkennung
- Treffer werden zur Suchzeit gegengeprüft, damit kein veralteter Index Geister zeigt
Rechte und Anmeldung
Wer darf was — und wer entscheidet darüber.
- Fünf kombinierbare Berechtigungen statt „lesen oder alles"
- Anlegen und Ändern bewusst getrennt: im Archiv hinzufügen ja, ändern nein
- Entra ID mit Zuweisung im Verzeichnisdienst; keine zusätzlichen Verzeichnisrechte nötig
- Alternativ lokale Benutzerverwaltung ohne Verzeichnisdienst
- Ohne gültige Konfiguration startet die Anwendung bewusst nicht
Löschschutz sichtbar machen
Schutz, den man sieht, bevor man klickt.
- Von SAP verwaltete Dokumente sind erkennbar
- Sperrvermerk und Aufbewahrungsfrist werden ausgewertet und angezeigt
- Geschützte Dokumente zeigen die Schaltfläche gar nicht erst
- Nicht konfigurierte Funktionen werden ausgeblendet statt ausgegraut
- Der Connector setzt die Sperren zusätzlich serverseitig durch
Herunterladen im Paket
Für Prüfungen, Übergaben und Auskunftsersuchen.
- Auswahl in der Liste oder alle Treffer einer Suche
- Gestreamte Archivdatei statt Einzeldownloads
- Inhaltsverzeichnis mit Name, Größe, Datum und Status
- Fehlende Dateiendungen werden aus dem MIME-Typ ergänzt
- Jeder Download wird protokolliert
Betrieb
Fünf Auslieferungsvarianten, eine Anwendung.
- Windows mit IIS, Linux als Dienst, Azure oder Cloud Foundry
- Der Server liefert die Oberfläche selbst aus — kein zweiter Webserver nötig
- Eine Datenbank braucht es nur für die Volltextsuche
- Konfigurations-Assistent liegt jedem Paket bei
- Oberfläche in sechs Sprachen, Umschalter je Arbeitsplatz
Häufige Fragen
Brauchen die Anwender eine SAP-Anmeldung?
Für den Workspace nicht — er spricht mit dem CMIS-Connector, nicht mit SAP. Angemeldet wird über Ihren Verzeichnisdienst oder über eine lokale Benutzerverwaltung. Damit erreichen auch Kolleginnen und Kollegen ohne SAP-Arbeitsplatz die Dokumente, die für sie vorgesehen sind. Welche Lizenzen Ihr SAP-Vertrag für welche Nutzung verlangt, klären Sie bitte mit Ihrem Lizenzgeber; wir treffen dazu bewusst keine Aussage.
Wie fein lassen sich Rechte vergeben?
In fünf kombinierbaren Stufen: Lesen, Anlegen, Ändern, Löschen und Verwalten. Anlegen und Ändern sind absichtlich getrennt, weil das der typische Archivfall ist — neue Dokumente dürfen dazukommen, vorhandene nicht verändert werden. Die Zuweisung erfolgt im Verzeichnisdienst, sodass Ihre bestehende Benutzerverwaltung die Autorität bleibt.
Ist die Volltextsuche Pflicht?
Nein, sie ist ausdrücklich optional. Ohne sie läuft der Workspace vollständig ohne Datenbank, und das Volltextfeld erscheint gar nicht erst in der Oberfläche. Wer sie nutzt, braucht eine PostgreSQL-Datenbank; die Textgewinnung läuft in Stufen, sodass Dokumente mit eingebettetem Text die aufwendigen Verfahren nie erreichen.
Kann jemand über die Oberfläche ein archiviertes Dokument löschen?
Nicht, wenn es geschützt ist. Von SAP verwaltete Dokumente, gesetzte Sperrvermerke und laufende Aufbewahrungsfristen werden ausgewertet und in der Oberfläche angezeigt; die Löschfunktion erscheint dann gar nicht. Zusätzlich verweigert der Connector die Löschung serverseitig, sodass die Sperre nicht an der Oberfläche hängt.
Wo läuft die Anwendung?
Wo Sie wollen: unter Windows mit IIS, unter Linux als Dienst, in Azure oder auf Cloud Foundry. Es gibt für jede Variante ein eigenes Auslieferungspaket, jeweils ohne vorbelegte Zugangsdaten — ohne Konfiguration startet die Anwendung bewusst nicht.
Wie ist der Stand des Produkts?
Der Workspace ist gebaut, gegen den Connector geprüft und in allen Varianten auslieferbar. Er ist eine junge Lösung: Wir suchen für den ersten produktiven Einsatz gezielt Pilotkunden und begleiten diese Einführungen selbst. Wenn Sie das interessiert, sagen wir Ihnen offen, was bereits belegt ist und was noch nicht.
Passt das zu Ihrem Vorhaben?
Sprechen Sie direkt mit unseren Beratern – ohne Umwege.