Scan-Client: Belege am Arbeitsplatz nach SAP
Der Beleg liegt in der Poststelle, das Business-Objekt liegt in SAP, und dazwischen steht meistens ein Netzlaufwerk mit Ordnernamen wie „Scans_neu_final". Genau diese Lücke schließt der Scan-Client.
Ein Arbeitsplatzprogramm mit einer einzigen Aufgabe
Der CaRD Scan-Client ist ein Windows-Programm für den Arbeitsplatz. Er steuert den angeschlossenen Scanner, zeigt die eingelesenen Seiten an, lässt sie drehen, zuschneiden, neu ordnen oder löschen — und legt das fertige Dokument anschließend direkt am SAP-Objekt ab. Unterstützt werden TWAIN-Scanner einschließlich Einzug und beidseitigem Einzug; das Ablageformat ist wählbar.
Die Zuordnung zum richtigen SAP-Objekt läuft auf zwei Wegen. Der bequeme Weg ist der Barcode: Das Etikett wird aus SAP erzeugt und auf den Beleg geklebt, der Client liest es beim Scannen mit, trennt mehrseitige Stapel an den Etiketten auf und hängt jedes Dokument an das richtige Objekt. Der andere Weg ist die manuelle Zuordnung — wichtig, weil nicht jeder Beleg vorher durch SAP gelaufen ist.
Der entscheidende Punkt für den Alltag: Der Scan-Client richtet sich auch an Mitarbeiter ohne eigenen SAP-Arbeitsplatz. Die Poststelle muss keine Transaktion bedienen und keine Belegnummer kennen; sie scannt, prüft die Vorschau und bestätigt. Was in SAP daraus wird, steuern die hinterlegten Profile.
Profile sind überhaupt der Hebel für den Betrieb: Sie halten Verbindung, Zielsystem, Dokumentart und Ablageverhalten fest, sodass ein Arbeitsplatz mehrere SAP-Systeme bedienen kann — Test und Produktion nebeneinander, ohne dass jemand etwas umstellt. Die Verbindung nach SAP läuft über den offiziellen SAP-Konnektor für .NET. Die Prozesssicht auf Scannen und Belegverarbeitung insgesamt finden Sie auf Scannen & Belegverarbeitung.
Auf einen Blick
- TWAIN-Scanner: Einzug, beidseitiges Scannen, mehrseitige Dokumente
- Ablage direkt am SAP-Business-Objekt
- Barcode-Zuordnung mit automatischer Stapeltrennung
- Manuelle Zuordnung für Belege ohne Etikett
- Bedienbar auch ohne eigenen SAP-Arbeitsplatz
- Profile für mehrere SAP-Systeme an einem Arbeitsplatz
Warum das zählt
Der Umweg über das Netzlaufwerk ist teurer, als er aussieht.
- Ein gescannter Beleg ohne Objektbezug ist ein Dokument, das niemand wiederfindet
- Wer Belege sammelt und später zuordnet, ordnet manche nie zu
- Doppelt gescannte Belege fallen erst bei der Prüfung auf
- Papier, das auf die Ablage wartet, blockiert den nachgelagerten Prozess
- Ohne Barcode wird jede Zuordnung zur Tipparbeit — mit entsprechender Fehlerquote
Scannen und aufbereiten
Alles, was am Beleg noch zu tun ist, bevor er abgelegt wird.
- Vorschau der eingelesenen Seiten
- Drehen, spiegeln, zuschneiden, zoomen, blättern
- Einzelne Seiten löschen oder neu ordnen
- Mehrseitige Dokumente in einem Vorgang
- Wählbares Ablageformat
Zuordnung
Zwei Wege, je nachdem, woher der Beleg kommt.
- Barcode-Etiketten direkt aus SAP erzeugt
- Erkennung gängiger Barcode-Standards
- Automatische Trennung mehrseitiger Stapel an den Etiketten
- Manuelle Zuordnung ohne Etikett
- Zuordnung zu mehreren Objekten in einem Vorgang
Anbindung an SAP
Über den offiziellen Weg, nicht über eine Hintertür.
- Verbindung über den SAP-Konnektor für .NET
- Ablage über die vorhandenen Ablagemechanismen des Systems
- Anlagenliste, Dokumentenmanagement und Dokumenteninfosätze
- Kein Eingriff in die ablegenden Anwendungen
- Profile je Zielsystem, Test und Produktion parallel
Wo der Client sitzt
Und wo stattdessen der Server der richtige Weg ist.
- Poststelle und Fachabteilung mit überschaubaren Mengen
- Arbeitsplätze, an denen der Beleg ohnehin in der Hand gehalten wird
- Bei hohem Volumen ist die serverseitige Verarbeitung sinnvoller
- Beide Wege nutzen dieselben Barcode-Etiketten
- Zur Einordnung: Scannen & Belegverarbeitung
Einführung
Was tatsächlich zu tun ist.
- Belegarten und Zielobjekte festlegen
- Etikettenerzeugung in SAP einrichten
- Profile für die Arbeitsplätze aufsetzen
- Kurze Einweisung der Poststelle — mehr braucht es selten
- Installation und Anbindung übernehmen wir
Häufige Fragen
Brauchen wir bestimmte Scanner?
Nein, TWAIN-kompatible Geräte genügen — einschließlich Einzug und beidseitigem Scannen. Vorhandene Dokumentenscanner lassen sich in aller Regel weiterverwenden; ein Gerätewechsel ist kein Bestandteil der Einführung.
Können auch Mitarbeiter ohne SAP-Kenntnisse scannen?
Ja, das ist ein Kernpunkt. Die Bedienung besteht aus Scannen, Vorschau prüfen und Bestätigen. Wohin das Dokument in SAP wandert, steckt im hinterlegten Profil und im Barcode — nicht im Kopf des Bedieners. Damit kann die Poststelle Belege erfassen, ohne eine Transaktion zu kennen.
Wie funktioniert die Barcode-Zuordnung?
Die Etiketten werden direkt aus SAP erzeugt und auf die Belege geklebt. Beim Scannen liest der Client sie mit, erkennt an ihnen die Grenzen zwischen Dokumenten und hängt jedes Dokument an das zugehörige Objekt. Ein Stapel aus verschiedenen Belegen wird so in einem Durchlauf korrekt aufgeteilt.
Können wir mehrere SAP-Systeme bedienen?
Ja, über Profile. Jedes Profil hält Verbindung, Zielsystem, Dokumentart und Ablageverhalten fest; am Arbeitsplatz wird nur ausgewählt. So lassen sich Test- und Produktivsystem nebeneinander betreiben, ohne dass jemand Einstellungen ändert.
Wann ist der Scan-Server die bessere Wahl?
Sobald die Menge den Arbeitsplatz überfordert oder das Scannen ohnehin zentral passiert. Der Server überwacht Verzeichnisse, erkennt Barcodes, teilt Stapel auf und legt vollautomatisch ab — ohne dass jemand danebensteht. Beide Wege nutzen dieselben Etiketten, sodass ein späterer Wechsel keine Prozessänderung bedeutet.
In welche Archive kann abgelegt werden?
In die, die an Ihrem SAP-System hängen. Der Client legt über die vorhandenen Ablagemechanismen ab; wo die Dokumente physisch landen, entscheidet Ihr Content Repository. Wenn dieses auf modernen Cloud-Speicher zeigen soll, ist der ArchiveLink-Connector der passende Baustein.
Passt das zu Ihrem Vorhaben?
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