Rechnungseingang: E-Rechnungen verarbeiten und vorerfassen
Empfangen zu können ist Pflicht. Nutzen zu können ist die Kür — und genau dort bleiben die meisten Häuser stehen: Die E-Rechnung kommt an, wird ausgedruckt und wie früher abgetippt.
Wer eine E-Rechnung durch die Texterkennung schickt, rät, obwohl er lesen könnte
Bei einer echten E-Rechnung ist die Erkennung kein Thema mehr. Rechnungsnummer, Datum, Bestellbezug, Lieferant, Netto, Steuer, Brutto, Zahlungsbedingungen und Positionen stehen als exakte Werte im XML — bei einer XRechnung als eigenständige Datei, bei ZUGFeRD eingebettet im PDF. Wer stattdessen weiterhin eine Texterkennung über das Bild laufen lässt, ersetzt gesicherte Werte durch Schätzungen und baut sich eine Prüfschleife, die es nicht bräuchte.
Die Realität im Posteingang bleibt trotzdem gemischt: Papier, Bild-PDF, Text-PDF, XRechnung als reines XML, ZUGFeRD im PDF. Eine belastbare Eingangsstrecke muss alle Fälle können und je Beleg den besten Weg wählen — trägt eine PDF-Datei ein Rechnungs-XML, hat dieses Vorrang. Für Papier und Bilddateien kommen Texterkennung und, wo gewünscht, modellgestützte Extraktion zum Zug; für strukturierte Belege wird schlicht gelesen.
Der zweite Teil ist die Prüfung, und die gehört gegen Ihr SAP-System, nicht gegen eine Kopie: Bestellung und Lieferant werden live abgefragt, dazu Summenprobe, Dublettenprüfung, Feldlängen und der Abgleich gegen den Lieferantenstamm. Erst dann sieht der Sachbearbeiter eine Vorschau, korrigiert, wo nötig, und erfasst vor. SAP legt eine geparkte Lieferantenrechnung an — mit Bestellbezug auf die Bestellpositionen, ohne Bestellbezug mit Kontierung auf Sachkonto.
Gebucht wird dabei nicht. Sachliche Prüfung, Freigabe und Buchung laufen anschließend in Ihrem gewohnten SAP-Workflow weiter; die Rechnung hängt in der Anlagenliste am Beleg. Diese Grenze ist bewusst gezogen und technisch abgesichert — wir bauen keinen Genehmigungsworkflow nach, der in SAP bereits existiert. Den Produktblick auf die Lösung finden Sie auf scannen-und-archivieren.de.
Auf einen Blick
- XRechnung und ZUGFeRD als XML lesen statt raten
- Papier, Bild-PDF und Text-PDF im selben Eingang
- Bestellung und Lieferant live gegen SAP geprüft
- Vorerfassung als geparkte Lieferantenrechnung
- Mit und ohne Bestellbezug
- Freigabe und Buchung bleiben im SAP-Standard
Warum das zählt
Was die Pflichterfüllung allein nicht einbringt.
- Ein Postfach erfüllt die Empfangspflicht — und spart keine Minute
- Abgetippte Werte erzeugen Rückfragen, Mahnungen und verlorene Skonti
- Der Aufwand steigt mit dem Belegvolumen, die Belegschaft nicht
- Aufbewahrungspflichtig ist die Rechnung im Originalformat, nicht der Ausdruck
- Wer die strukturierten Daten liegen lässt, zahlt die Umstellung, ohne sie einzulösen
Einlesen
Der Eingang, wie er wirklich aussieht.
- Ziehen und Ablegen, im Stapel oder aus einem überwachten Verzeichnis
- XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X in den Formaten CII und UBL
- Auch reine XML-Rechnungen ohne PDF
- Mehrseitige Stapel aufteilen und umsortieren
- Barcodes werden mitgelesen
Erkennen
Je Beleg der beste verfügbare Weg — nicht immer derselbe.
- Trägt das PDF ein Rechnungs-XML, gewinnt das XML
- Für Papier und Bilddateien: Texterkennung und feste Muster
- Optional modellgestützte Extraktion, wenn die Struktur uneindeutig ist
- Jedes Feld zeigt, woher sein Wert stammt
- Der Vorschlag bleibt prüfbar — bestätigt wird von Hand
Prüfen
Gegen Ihr produktives SAP-System, nicht gegen eine Kopie.
- Bestellung und Bestellpositionen live gegen SAP
- Lieferantenstamm-Abgleich
- Summenprobe über Netto, Steuer und Brutto
- Dublettenprüfung gegen bereits erfasste Belege
- Feldlängen und Pflichtangaben vor dem Senden
Vorerfassen — und dort aufhören
Die Grenze, die das Werkzeug bewusst nicht überschreitet.
- SAP legt eine geparkte Lieferantenrechnung an
- Mit Bestellbezug gegen die Bestellpositionen, ohne Bestellbezug auf Sachkonto
- Gebucht wird nicht — die Sperre ist doppelt abgesichert
- Freigabe und Buchung bleiben in Ihrem SAP-Workflow
- Kein Nachbau eines Genehmigungsverfahrens, das SAP schon hat
Ablage und Aufbewahrung
Der Teil, der später geprüft wird.
- Die Rechnung hängt in der Anlagenliste am Beleg oder an der Bestellung
- Aufzubewahren ist das Original: bei XRechnung das XML, bei ZUGFeRD das PDF/A-3 samt eingebetteter Daten
- Ein Ausdruck oder ein Bild davon ersetzt es nicht
- Ablage wahlweise über Ihr bestehendes Archiv
- Mehr dazu auf Revisionssichere Archivierung
Häufige Fragen
Bucht die Lösung Rechnungen in SAP?
Nein. Es wird ausschließlich vorerfasst: SAP legt einen geparkten Beleg an, der anschließend in Ihrem SAP-Workflow geprüft, freigegeben und gebucht wird. Diese Grenze ist technisch abgesichert und nicht als Einstellung gedacht, die man einmal versehentlich umlegt.
Brauchen wir noch eine Texterkennung für ZUGFeRD-Rechnungen?
Nein, und man sollte sie dort auch nicht einsetzen. Die Werte stehen exakt im eingebetteten XML — sie zu erkennen wäre ein Rückschritt gegenüber dem Lesen. Texterkennung bleibt für das relevant, was tatsächlich als Bild ankommt: eingescanntes Papier und Bild-PDF.
Funktioniert das mit und ohne Bestellbezug?
Beides. Mit Bestellbezug werden die Positionen gegen die Bestellung abgeglichen, ohne Bestellbezug wird auf Sachkonto kontiert. In beiden Fällen entsteht derselbe Belegtyp über denselben freigegebenen SAP-Standardservice; der passende Weg wird vorgeschlagen und lässt sich umschalten.
Muss in SAP entwickelt werden?
Nein. Genutzt werden freigegebene SAP-Standardservices — keine Modifikation und kein eigenes Programm im Kernsystem. Einzurichten sind das Kommunikationsszenario beziehungsweise die Service-Aktivierung sowie die Berechtigungen. Welche Identität dabei in SAP handelt, klären wir vorher; das ist erfahrungsgemäß die Frage, die im Betrieb am längsten nachhallt.
Setzen Sie dafür KI ein?
Nur dort, wo sie etwas beiträgt, und immer als Vorschlag. Bei strukturierten E-Rechnungen ist sie überflüssig — die Werte sind bereits eindeutig. Bei Papier und Bilddateien kann eine modellgestützte Auswertung die Erkennung verbessern. Sie ist zuschaltbar, kann im eigenen Rechenzentrum oder in einer europäischen Umgebung betrieben werden, und der erfasste Beleg bleibt bestätigungspflichtig.
Womit fangen wir an?
Mit einer Bestandsaufnahme Ihres Posteingangs: Wie viele Belege kommen als echte E-Rechnung, wie viele als PDF, wie viele auf Papier? Daraus ergibt sich, welcher Teil der Strecke sofort Nutzen bringt und welcher warten kann. Häufig lohnt sich der Einstieg über die Belege mit Bestellbezug, weil die Prüfung dort am stärksten automatisierbar ist.
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