E-Rechnung erzeugen: XRechnung und ZUGFeRD
Der teure Teil der Umstellung ist nicht das Dateiformat, sondern die Frage, woher die Pflichtfelder kommen sollen. Ein gewachsenes Rechnungsformular druckt vieles, was die Norm verlangt, seit jeher nicht.
Aus dem SAP-Formular wird eine normkonforme Rechnung
Für den Rechnungsausgang gibt es drei realistische Wege. Erstens der SAP-Standard: aktuelle S/4HANA-Stände bringen eigene Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung mit. Das ist der sauberste Weg — wenn Ihr Release ihn hergibt und Sie den zugehörigen Betriebsweg mitgehen wollen. Zweitens eine Erzeugung, die auf Ihren bestehenden SAP-Formularen aufsetzt und daraus die strukturierten Daten ableitet. Drittens eine Erzeugung außerhalb von SAP, die ein fertiges Rechnungs-PDF und die zugehörigen Daten zusammenführt.
Weg zwei und drei sind unsere: Beide laufen im eigenen Rechenzentrum, beide kommen ohne einen Wechsel des SAP-Releases aus, und beide lassen das Layout unangetastet. Aus dem vorhandenen Rechnungsformular entsteht eine XRechnung als reine XML-Datei oder ein ZUGFeRD-Beleg als PDF/A-3 mit eingebetteten Rechnungsdaten. Der Versand läuft weiter über den gewohnten Weg: per E-Mail aus SAP heraus oder als Export in ein Verzeichnis, das Ihre Middleware abholt.
Der Weg außerhalb von SAP ist mehr als ein Notnagel. Er hilft überall dort, wo Rechnungen nicht aus dem SAP-System kommen: aus einem Altsystem, aus einer Branchenlösung, aus einem Abrechnungsprogramm, das niemand mehr anfasst. Er arbeitet auf einer Einzeldatei ebenso wie auf einem ganzen Verzeichnis und lässt sich hinter den regulären Ausgabelauf hängen, sodass aus dem Rechnungsdruck automatisch E-Rechnungen entstehen.
Unsere Rolle ist dabei die des Beraters mit eigenem Werkzeugkasten: Wir schauen uns Ihre Belegarten, Ihre Formulare und Ihre Empfängerstruktur an, sagen Ihnen, welcher der drei Wege trägt — und setzen ihn um. Den Produktblick auf SAP-Formulare und E-Rechnung finden Sie zusätzlich auf formular-tools.de.
Auf einen Blick
- XRechnung als XML oder ZUGFeRD als PDF/A-3
- Setzt auf vorhandenen SAP-Formularen auf — kein Layout-Neubau
- Auch für Rechnungen, die außerhalb von SAP entstehen
- Betrieb im eigenen Rechenzentrum, ohne Cloud-Dienst
- Einzelbeleg, Stapel oder eingehängt in den Ausgabelauf
- Prüfung des Ergebnisses, bevor die Rechnung das Haus verlässt
Warum das zählt
Was eine formal fehlerhafte Ausgangsrechnung kostet.
- Der Empfänger weist zurück — die Zahlungsfrist läuft weiter
- Fehler treffen nicht einen Beleg, sondern den ganzen Rechnungslauf
- Nacharbeit bindet genau die Leute, die im Monatsabschluss ohnehin gebunden sind
- Ein Formular-Neubau kurz vor Fristende ist das teuerste aller Szenarien
- Wer erst beim ersten Kundenprotest merkt, dass etwas fehlt, verhandelt aus der schwächeren Position
Der eigentliche Aufwand: die Pflichtfelder
Hier entscheidet sich, ob die Umstellung zwei Wochen oder ein Quartal dauert.
- EN 16931 verlangt Felder, die auf Papier nie gedruckt wurden
- Käuferreferenz und Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern
- Steuerkategorie und Steuersatz je Position, nicht nur in der Summe
- Mengeneinheiten als genormte Codes statt als Freitext
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindung in strukturierter Form
- Die Herkunft dieser Werte in SAP zu klären ist Beratungsarbeit, keine Technik
Aus dem SAP-Formular
Der Weg für alles, was regulär aus SAP fakturiert wird.
- Bestehende Rechnungsformulare bleiben, wie sie sind
- Erzeugung von XRechnung oder ZUGFeRD je Empfänger
- Versand per E-Mail aus SAP oder Export in ein Verzeichnis
- Zwei Ausgabewege, ein Formular: elektronisch mit Briefpapier-Vordruck, Druck weiter auf vorgedrucktes Papier
- Läuft auch auf älteren SAP-Ständen
Aus einem vorhandenen PDF
Der Weg für alles, was nicht aus SAP kommt.
- Vorhandenes Rechnungs-PDF plus Rechnungsdaten ergeben den ZUGFeRD-Beleg
- Ergebnis ist ein gültiges PDF/A-3 für die Langzeitaufbewahrung
- Einzeldatei, Verzeichnis oder eingehängt in einen laufenden Prozess
- Auch für Systeme ohne eigene E-Rechnungsfunktion
- Für Anwender zusätzlich der einfache Weg über das Kontextmenü
Woran PDF/A-3 in der Praxis scheitert
Erfahrung aus der Umsetzung — das sind die Stolpersteine, die niemand einplant.
- Ein PDF, das gut aussieht und sauber druckt, ist noch lange kein PDF/A-3
- Nicht eingebettete Schriften, Transparenzen in Logos und ein fehlendes Farbprofil kippen die Konformität
- Manche Konvertierungswerkzeuge brechen die PDF/A-Erzeugung still ab und liefern trotzdem eine Datei — die Existenz der Ausgabe beweist nichts
- Die gestempelte Konformitätsstufe muss zum Inhalt passen: die strengere Stufe verlangt für jede Schrift eine Unicode-Zuordnung
- Deshalb gehört an das Ende der Erzeugung eine echte Prüfung, kein Daumen hoch
Vor dem Versand prüfen
Der Schritt, den man einmal einrichtet und danach nie wieder diskutiert.
- Erste Belege jeder Belegart einzeln validieren
- Danach Stichproben je Rechnungslauf, automatisiert
- Prüfung im eigenen Haus, ohne Upload zu einem Onlinedienst
- Auswertbares Ergebnis für die Einbindung in den Ausgabelauf
- Zur Seite: ZUGFeRD Validator
Häufige Fragen
Müssen wir unsere SAP-Formulare neu bauen?
In der Regel nicht. Die Erzeugung setzt auf dem vorhandenen Formular auf; das Layout bleibt unverändert. Was tatsächlich Arbeit macht, ist die Herkunft der Pflichtfelder: Angaben wie Käuferreferenz, Steuerkategorie je Position oder genormte Mengeneinheiten stehen häufig nirgends im Formular, weil sie nie gedruckt wurden. Diese Lücken zu schließen ist der eigentliche Projektinhalt — und der Grund, warum wir vorher hineinschauen.
Funktioniert das auch auf SAP ECC oder einem älteren S/4HANA?
Ja. Genau dafür gibt es unsere Wege: Sie setzen auf vorhandenen Formularen und freigegebenen Schnittstellen auf und verlangen keinen Release-Wechsel. Wenn Ihr S/4HANA-Stand die eigenen SAP-Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung bereits mitbringt, sagen wir Ihnen das auch — dann ist der Standardweg der bessere.
Brauchen wir dafür einen Cloud-Dienst oder ein Portal?
Nein. Erzeugung und Prüfung laufen im eigenen Rechenzentrum. Ein Portal oder Zugangspunkt wird erst dann zum Thema, wenn Ihr Empfänger einen bestimmten Übertragungsweg vorschreibt — etwa eine öffentliche Rechnungseingangsplattform oder ein Peppol-Netz. Die Erzeugung der Rechnung selbst ist davon unabhängig.
Können wir XRechnung und ZUGFeRD parallel erzeugen?
Ja, und in den meisten Fällen ist genau das sinnvoll. Öffentliche Auftraggeber verlangen üblicherweise XRechnung, gewerbliche Empfänger sind mit ZUGFeRD besser bedient, weil sie weiterhin ein lesbares PDF bekommen. Welches Format ein Empfänger erhält, ist dann eine Stammdatenfrage, keine Programmierfrage.
Was ist mit Rechnungen, die gar nicht aus SAP kommen?
Dafür gibt es den zweiten Weg: Ein vorhandenes Rechnungs-PDF wird zusammen mit den Rechnungsdaten zu einem ZUGFeRD-Beleg zusammengeführt. Das Werkzeug arbeitet auf Einzeldateien, auf ganzen Verzeichnissen oder hängt sich hinter einen bestehenden Ausgabelauf — auch bei Systemen, die selbst nie eine E-Rechnung erzeugen werden.
Wie lange dauert so eine Umstellung?
Das hängt fast ausschließlich an der Feldfrage, nicht an der Technik. Wenn die Pflichtangaben in SAP vorhanden und eindeutig sind, ist der technische Teil überschaubar. Fehlen Angaben oder liegen sie als Freitext vor, kommt Stammdaten- und Customizing-Arbeit dazu. Eine kurze Vorabanalyse Ihrer Belegarten gibt darauf eine belastbare Antwort.
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