SharePoint & SAP
SharePoint ist in den meisten Unternehmen ohnehin vorhanden und bezahlt. Als Ablageort für SAP-Dokumente spielt es einen Vorteil aus, den kein klassisches Archiv bietet: Die Unterlagen bleiben auch in SharePoint selbst auffindbar.
Vorhandene Infrastruktur zum SAP-Repository machen
Der Reiz liegt auf der Hand: Sie zahlen Microsoft 365 bereits, die Governance steht, die Anwender kennen die Oberfläche. Über die SAP-Standardschnittstellen ArchiveLink und CMIS wird SharePoint Online zum vollwertigen Content Repository – ohne eigene ABAP-Entwicklung und ohne Änderung an Ihren SAP-Prozessen.
Der eigentliche Gewinn entsteht durch die Metadaten. Buchungskreis, Belegnummer, Lieferant oder Dokumentart landen als indizierte SharePoint-Spalten neben der Datei. Damit ist ein Beleg nicht nur aus SAP heraus abrufbar, sondern auch in SharePoint filter- und durchsuchbar – in der Umgebung, in der Ihre Fachbereiche ohnehin täglich arbeiten.
Ein Detail, das in der Praxis über Erfolg oder Ärger entscheidet: SAP adressiert Dokumentkomponenten über ihren Namen. Wird dieser Name beim Ablegen verändert – etwa um SharePoint eine passende Dateiendung für die Vorschau zu geben – findet SAP seine Komponenten nicht mehr. Wir lösen das, indem der logische SAP-Name stabil bleibt, während die Datei in SharePoint dennoch nativ im Browser vorschaubar ist.
Für die Anbindung gibt es zwei Wege: klassisch direkt an S/4HANA on-premise über ArchiveLink, oder als externes CMIS-Repository hinter dem SAP BTP Document Management Service („Bring Your Own Repository") – das ist auch das von SAP zertifizierte Szenario und damit der Weg für RISE und die Public Cloud. Produktdetails finden Sie auf sharepoint-cmis.com und sharepoint-archivelink.com.
Auf einen Blick
- SharePoint Online als SAP Content Repository
- ArchiveLink oder CMIS 1.1 – je nach Landschaft
- SAP-Metadaten als indizierte SharePoint-Spalten
- Dokumente auch in SharePoint auffindbar
- Dokumente bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant
- Alle Betriebsmodelle inkl. RISE & Public Cloud
Zwei Anbindungswege
Welcher passt, hängt von Ihrem Betriebsmodell ab.
- Direkt an S/4HANA on-premise über ArchiveLink
- Als CMIS-Repository hinter dem SAP BTP Document Management Service
- „Bring Your Own Repository" – das zertifizierte Szenario
- Auch für ECC und ältere Releases
Was abgelegt werden kann
Die SAP-Szenarien, die in der Praxis vorkommen.
- Klassisches ArchiveLink (zweistufige Ablage)
- GOS-Anlagen an Business-Objekten
- SAP DMS / Dokumenteninfosätze mit Originalen
- Drucklisten sowie ein- und ausgehende Dokumente
- Multifiling über Objektverknüpfungen
Metadaten & Auffindbarkeit
Der Grund, warum SharePoint mehr ist als ein Speicherplatz.
- SAP-Attribute als indizierte Spalten
- Konfigurierbar per Drag & Drop, in Echtzeit oder geplant
- Ordnerstrukturen, Inhaltstypen oder flache Bibliotheken
- Native Browser-Vorschau der Dokumente
- Suche und Filter direkt in SharePoint
Bibliotheksschnitt & Berechtigungen
Die Beratungsfrage, die am häufigsten unterschätzt wird.
- Eine Bibliothek oder mehrere – nach Prozess oder Vertraulichkeit
- Berechtigungen über SharePoint statt über SAP-Rollen
- Umgang mit Listen-Grenzwerten bei großen Beständen
- Aufbewahrungsrichtlinien für die Revisionssicherheit
Migration ins neue Ziel
Bestände aus vorhandenen Archiven übernehmen.
- Übernahme aus Alt-Archiven und ECM/DMS-Systemen
- Erhalt der Verknüpfungen zu den SAP-Objekten
- Schrittweise Migration im laufenden Betrieb
- Abschaltung des Altsystems nach Abnahme
Optional: KI-Auswertung
Was möglich wird, sobald die Dokumente in Microsoft 365 liegen.
- Microsoft 365 Copilot auf dem eigenen Bestand
- Natürlichsprachige Suche & Zusammenfassung
- Automatische Klassifizierung
- Ausdrücklich optional – die klassische Suche bleibt unberührt
Häufige Fragen
Brauchen wir SAP BTP, um SharePoint als Archiv zu nutzen?
Nein. Für S/4HANA on-premise und ECC genügt die direkte Anbindung über ArchiveLink oder CMIS. Der Weg über den SAP BTP Document Management Service ist dann relevant, wenn Sie RISE oder die Public Cloud einsetzen – dort ist er zugleich das von SAP zertifizierte Szenario.
Sehen die Dokumente in SharePoint aus wie normale Dateien?
Ja. Sie erhalten die passende Dateiendung, sind nativ im Browser vorschaubar und tragen die SAP-Metadaten als Spalten. Gleichzeitig bleibt der logische Dokumentname auf SAP-Seite stabil, damit SAP seine Komponenten weiterhin findet.
Wo liegen die Dokumente physisch?
In Ihrem eigenen Microsoft-365-Tenant. Der Connector speichert keine Dokumentinhalte, sondern nur Verweise und die verschlüsselten Verbindungsdaten.
Sind die Dokumente auch in SharePoint selbst auffindbar?
Ja, und das ist einer der Hauptvorteile. Durch die als Spalten übertragenen SAP-Metadaten lassen sich die Unterlagen in SharePoint filtern und durchsuchen. Wer welche Bibliothek sehen darf, steuern Sie über das SharePoint-Berechtigungskonzept — dieselben Regeln, die für Ihre übrigen Inhalte in Microsoft 365 gelten.
Funktioniert das auch mit Nicht-SAP-Systemen?
Ja. Über die CMIS-Schnittstelle kann jede CMIS-fähige Anwendung – etwa ein ECM-System oder eine Eigenentwicklung – SharePoint als Repository nutzen. SAP ist der häufigste, aber nicht der einzige Anwendungsfall.
Passt das zu Ihrem Vorhaben?
Sprechen Sie direkt mit unseren Beratern – ohne Umwege.